Definició

El missatge de correu electrònic és una comunicació que es transmet d'una bústia electrònica a una altra per mitjà d'un programa de correu electrònic.

Criteris generals de redacció

Aquest tipus de missatges es poden produir en molts àmbits. És important que des del primer moment es defineixi el to de relació entre les persones que es comuniquen per tal d'adaptar la llengua al grau de formalitat que requereix la relació i l'àmbit en què es produeix el missatge. En l'àmbit laboral, segons el grau de formalitat, es pot mantenir un to solemne, respectuós o cordial. En l'àmbit privat pot ser, fins i tot, familiar. En tot cas, com a principi general cal redactar d'una manera clara i precisa. Per aconseguir-ho convé partir d'una estructuració lògica del text per mitjà de paràgrafs breus.

Estructura i continguts

Les característiques i el contingut de cada una de les parts del missatge del correu electrònic són els següents:

1. Destinació

Cal escriure l'adreça del destinatari del missatge al camp encapçalat per la preposició per a. De vegades, pot interessar deixar constància que s'ha enviat el missatge a altres persones que treballen en el mateix projecte o al càrrec immediatament superior. En aquests casos, les adreces d'aquests destinataris s'han d'escriure al camp A/c (amb còpia). Si, en canvi, el missatge s'envia a un grup de persones que no es coneixen entre elles, es recomana escriure aquestes adreces al camp Còpia oculta que ofereixen els programes de gestió de correu electrònic, a fi que els diferents destinataris no puguin veure les adreces de la resta, si és que aquestes es consideren una dada confidencial.

2. Tema del missatge

A sota de l'adreça dels destinataris hi ha un espai per escriure el tema del missatge. És important triar els mots identificadors del missatge adequadament, ja que poden ajudar a localitzar-lo posteriorment. Per exemple, Tema: Sopar de Nadal.

3. Cos

Pel que fa als tractaments personals, cal distingir l'emissor del receptor. Per a l'emissor es pot triar entre la primera persona del singular o la del plural. Si el to ha de ser més directe i personal, el normal és escriure en primera persona del singular.

Pel que fa al receptor, la forma preferent és el tractament de vós, tot i que també es pot optar pel tractament de vostè, especialment en correus comercials. El tractament de tu només és adequat en casos de gran amistat i confiança mútua.

El contingut i la llargada del missatge depèn de la informació que es vol transmetre.

La facilitat i la rapidesa amb què s'envien els missatges electrònics avui permet escriure més que abans. Les comunicacions electròniques tendeixen a la brevetat. En els missatges de correu electrònic també convé ser breu. No obstant això, cal planificar el text perquè estigui ben estructurat i cal revisar-lo per tal d'esmenar possibles errors.

4. Signatura

En les comunicacions empresarials o d'altres organismes i institucions la signatura sol estar predeterminada. Conté el nom de l'emissor, el càrrec i el departament. Pot contenir també el nom de l'empresa, l'adreça postal, el número de telèfon, l'adreça electrònica de contacte, el logo i la pàgina web de l'empresa; sovint avui també s'hi inclouen enllaços dels comptes de l'empresa en les xarxes socials.

5. Informació ocasional

És un apartat opcional que conté informació addicional no rellevant, perquè si ho fos caldria incloure-la en el cos del missatge. S'introdueix amb la sigla PS (post scriptum, que vol dir 'després de l'escrit'). En aquests casos no es fa servir la sigla PD (post data, amb el significat de 'després de la data'), perquè són textos que no la contenen, ja que surt per defecte quan es rep el missatge.

Algunes recomanacions

L'ús de les majúscules en els missatges de correu electrònic és el que prescriuen les normes. Es recomana no escriure paraules o text en general amb majúscules, ja que això va contra les convencions habituals i sovint s'interpreta com si l'emissor estigués aixecant el to de veu.

Així mateix, convé no abusar ni de la negreta ni de la cursiva perquè no perdin l'ús que els és propi.