La manera més habitual d'escriure la data en un document és posant en xifres el dia i l'any, i en lletres el mes. Per exemple: Terrassa, 16 de gener de 2014.

Ara bé, en alguns documents notarials, com ara en testaments i contractes, s'escriu tota la data amb lletres, és a dir, tant el dia com el mes i l'any. Per exemple: Terrassa, vint desembre de dos mil tretze.

La data d'un document sol anar darrere del nom de la localitat, separada amb una coma i sense punt al final. Per exemple:

Sabadell, 31 de desembre de 2013

Cal recordar que no s'ha de posar la preposició a davant del dia: cal escriure 31 de desembre i no a 31 de desembre.

En general, el conjunt format pel lloc i la data pot aparèixer en dos llocs diferents del document:

— al capdamunt del document, arrenglerat a la dreta i abans de la fórmula de salutació
— al capdavall del document, arrenglerat a l'esquerra i després de la signatura

Cada empresa o organisme tria l'opció que prefereix. És recomanable fer servir sempre la mateixa opció per donar una imatge unitària en tots els documents.

D'altra banda, cal tenir en compte que en els certificats el lloc i la data apareixen abans de la signatura, i no després, com es fa en altres documents. Això es fa així com a mesura de protecció d'aquesta dada en els certificats.

Finalment, convé recordar que hi ha documents administratius que porten dues dates: l'una és la de producció del text i l'altra és la del registre de sortida o d'entrada. Aquesta última és la que es té en compte en la tramitació formal del document, per exemple, a l'hora de calcular els terminis a l'Administració.