Definició

L'acta és un document formal que atesta per escrit la realització d'un acte o d'un esdeveniment de naturalesa jurídica o d'un fet qualsevol.

Criteris generals de redacció

Com a criteri general, la redacció administrativa ha de ser clara, rigorosa i concisa. Així, per aconseguir aquests propòsits cal partir d'una estructuració lògica del text en què per mitjà de paràgrafs o blocs d'informació breus, separats i homogenis es puguin distingir amb facilitat els diferents apartats d'un document. En el cas de l'acta de reunió els diferents blocs d'informació, que cal definir per mitjà d'encapçalaments o títols, són els següents:

• identificació de la reunió
• assistència
• ordre del dia
• desenvolupament de la sessió i resum del torn obert de paraules
• acords, desacords i resum de les votacions
• temes pendents
• fórmula final
• annexos

Aquesta estructura preveu, en sentit ampli, els diferents apartats que hi pot haver en una acta de reunió. Però hi ha apartats opcionals o que no es donen sempre i que, per tant, no formen part de l'estructura bàsica de l'acta de reunió. Aquests són els següents:

• ordre del dia
• temes pendents
• annexos

A més de l'estructura formal del document convé tenir en compte els criteris de redacció següents:

Cal mantenir l'ordre lògic de la frase (subjecte, verb, complements), cal usar els termes precisos i adequats i cal fer frases curtes.

Pel que fa al temps verbal, es recomana l'ús del present, encara que la persona que redacti l'acta ho faci després de la reunió, a partir de les notes preses durant la sessió o de la transcripció de l'enregistrament.

Pel que fa al tractament personal del secretari o de la secretària, s'ha de fer servir la tercera persona del singular en la redacció de l'acta i la primera persona del singular en la fórmula final.

1. Identificació de la reunió

Les dades que es fan constar en aquest apartat són les següents:

• nom de l'organisme
• número de la sessió
• data
• horari
• lloc

2. Assistència

En un primer bloc se situen el nom i els cognoms de les persones que hi han assistit, seguits del càrrec en el cas de qui presideixi i de qui faci de secretari o secretària. En el cas de persones que hi assisteixen com a representants d'algun organisme, també s'hi pot fer constar el nom d'aquest darrer.

En un segon bloc s'hi consignen els absents.

3. Ordre del dia

Com a recordatori dels punts que s'ha previst de tractar en la reunió, es pot reproduir a l'acta l'ordre del dia que es detallava a la convocatòria de la reunió.

4. Desenvolupament de la sessió

Si es decideix diferenciar clarament els acords presos de la resta d'informació sobre el contingut d'una sessió, en aquest epígraf només es fa constar l'evolució de la reunió: obertura de la sessió, presentació de documentació, intervencions, etc.

5. Acords

En aquest apartat es detallen els acords presos i el resum de les votacions, si cal. Convé que cada acord quedi individualitzat en un paràgraf a part i que l'ordre de presentació dels acords es correspongui amb el de l'ordre del dia.

Pel que fa als òrgans col·legiats sotmesos a la Llei de règim jurídic de les administracions públiques i del procediment administratiu comú, cal tenir en compte el capítol segon del títol segon d'aquesta Llei.

6. Temes pendents

Com hem dit, aquest apartat és opcional. Els temes pendents poden quedar pendents perquè així ho hagin acordat els membres de l'organisme per manca d'informació, per exemple, o perquè no hi ha hagut prou temps. En el primer cas, formen part dels acords presos i en el segon, si no s'hi detallen expressament, es poden deduir de l'ordre del dia de la convocatòria. Altrament, n'hi ha prou amb una breu enumeració.

7. Fórmula final

Les fórmules acostumen a ser estructures fixades que presenten poques variacions. En aquest cas la frase final que s'utilitza és la següent: El president aixeca la sessió, de la qual, com a secretària, estenc aquesta acta.

Annexos

En aquest apartat s'inclou la documentació que s'annexa a l'acta d'acord amb la numeració que s'indica en la remissió expressada a l'acta.  

Règim verbal de excusar   excusar o excusar-se?  

Exemple d'acta de reunió