Definició

L'ofici és una comunicació escrita emesa per un organisme oficial i integrada en la tramitació d'un procediment administratiu.

Es considera ofici de caràcter intern l'adreçat a un altre òrgan administratiu o a un funcionari o una funcionària, i ofici de caràcter extern l'adreçat a particulars.

És un document monotemàtic, tracta d'un sol tema.

Criteris generals de redacció

La concisió i la claredat són els elements bàsics que han de guiar la redacció administrativa en general. Així, d'acord amb l'article 2.1 de l'Ordre de l'Estat, de 7 de juliol de 1986, "en l'elaboració material de les comunicacions i els documents administratius, en especial dels que s'hagin d'adreçar als particulars, cal disposar el text de manera clara i concisa, per mitjà de paràgrafs breus i separats i evitant l'aparició d'apartats l'extensió o la complexitat dels quals dificultin innecessàriament la interpretació del contingut".

Seguint la mateixa Ordre citada i tenint en compte que cal facilitar la comprensió, quan calgui usar abreviatures o sigles en el text dels documents, la primera vegada que apareguin és convenient que vagin acompanyades de la denominació completa corresponent.

Pel que fa a la referència a disposicions administratives, l'Ordre de l'Estat, de 7 de juliol de 1986, disposa que en les comunicacions adreçades a l'exterior es faci de la manera següent: "expressant, la primera vegada que se citen, el número, la denominació i la data, com a mínim, quan es tracta de disposicions amb rang de llei, i incloent en tots els altres casos la indicació expressa del butlletí oficial en què apareixen publicades".

Per acabar aquestes breus consideracions generals, només cal recordar que l'ofici és un document força tancat i poc creatiu pel que fa a la redacció, ja que sovint s'hi transcriuen els mateixos preceptes i les mateixes estructures i fórmules.

Estructura i continguts de l'ofici

El contingut i les característiques de cada una de les parts de l'ofici són els següents:

1. Destinació

Pel que fa a la distribució en l'espai d'aquesta informació, sol anar o bé al quadre on hi ha les referències, o bé al final del full. A aquestes dues situacions cal afegir que el nom i l'adreça del receptor també es poden ajustar a l'espai corresponent a la finestreta dels sobres que en portin.

Els destinataris d'un ofici poden ser particulars, càrrecs i institucions. Així, en els oficis interns, cal adreçar-se al càrrec de l'òrgan administratiu, no a la persona que l'ocupa, o bé directament a l'organisme. En aquest darrer cas se simplifica la informació que s'ha de conèixer. Cal saber a quin organisme ens adrecem, però no cal conèixer necessàriament l'estructura orgànica i la distribució de funcions de les diferents administracions.

2. Salutació i comiat

Les fórmules de salutació i comiat no formen part dels apartats bàsics d'un ofici. En els oficis de caràcter intern, generalment s'ometen les salutacions i els comiats. En els de caràcter extern, s'utilitza la fórmula de salutació Senyor (o bé Senyora, Senyors, Senyores), sense cap més afegit, i un comiat formal com és ara Atentament.

3. Cos

Els criteris generals de redacció que hem exposat abans afecten bàsicament aquest bloc d'informació. A més de la claredat i concisió a què hem fet referència, cal tenir en compte que la redacció d'aquest document monotemàtic ha de ser ordenada, lògica i impersonal.

Pel que fa als tractaments personals de l'ofici, en general s'usa la primera persona del singular (jo) per a l'emissor i el tractament de vós per al receptor.

4. Signatura

L'estructura que cal seguir per a la signatura és la següent:

• càrrec
• rúbrica
• nom i cognoms

Atès que qui signa un ofici ho fa en virtut del càrrec que ocupa, se situa en primer lloc la designació del càrrec, tot seguit se signa i el nom i els cognoms apareixen en darrer lloc, en aposició. Tenint en compte aquesta estructura, doncs, cal introduir la designació del càrrec per mitjà de l'article determinat corresponent.

5. Datació

Sovint, quan la datació figura al quadre on apareixen les referències, l'afer i la destinació, el paper d'ofici també duu impresa l'adreça de l'organisme emissor; aleshores, la datació es pot reduir a expressar el dia, el mes i l'any i no cal repetir la localitat.

Si no és així, cal indicar primer la localitat i després d'una coma, la data.

L'ofici és un document de datació doble pel que fa a l'emissió, ja que cal registrar-ne la sortida. En realitat, la data que cal tenir en compte des d'un punt de vista de tramitació formal és la del registre de sortida.

6. Informació ocasional

En aquest apartat podem trobar el detall dels documents que s'annexen a l'ofici. També hi poden figurar, si no apareixen a l'apartat de les referències, les inicials (en majúscules) de qui redacta l'ofici separades per una barra inclinada de les inicials (en minúscules) de qui mecanografia o transcriu el text (MR/ms, per exemple).

Identificació de l'organisme

Pel que fa a la resta d'elements que configuren el disseny gràfic de l'ofici (amplada dels marges, situació del logotip, etc.), atès que no són exclusius d'aquest document i que afecten tota la documentació d'un organisme, cal seguir les normes o els programes de cada institució.