Perquè un text sigui clar i fàcilment comprensible, l'ús que es fa de les abreviacions (abreviatures, sigles i símbols) ha de ser molt mesurat i, en tots els casos, coherent i pertinent. Per aquest motiu, hi ha una sèrie de criteris generals que ajuden a trobar el punt d'equilibri entre la simplificació que representen les abreviacions i la comprensió del text.

— No s'han d'utilitzar abreviacions si ocupen els mateixos espais, o gairebé els mateixos, que el mot o els mots que es volen abreujar.

— L'ús d'abreviacions és indicat per a taules, gràfics, llistes, quadres sinòptics, classificacions i en altres casos similars que requereixen comprimir el text en benefici d'una informació més completa. En aquests casos també és freqüent una reducció de la mida de la lletra.

— Les abreviacions es poden utilitzar sense cap inconvenient quan acompanyen xifres:

A les 19 h començarà la reunió. Aquesta habitació fa 5 m de llarg.

— S'ha de tenir present, tot i la recomanació restrictiva en la utilització d'abreviacions, que n'hi ha de molt freqüents i d'ús molt estès que poden ser compreses fàcilment per tothom, sobretot si el context afavoreix la comprensió. És el cas, per exemple, de les abreviatures de les vies públiques en les adreces (pg. de Gràcia, c. de Miguel Hernández, av. Meridiana).

— Quan per manca d'espai no hi hagi una altra solució, es pot recórrer a les abreviacions ja fixades i, fins i tot, crear-ne de noves. En aquest cas cal que es puguin desxifrar fàcilment (escrivint el desplegament al costat de l'abreviació la primera vegada que apareix, explicant-ne el significat a peu de pàgina, fent una llista de les abreviacions al començament del document, etc.).

— En les obres tècniques i científiques, i en les publicacions que contenen un gran nombre d'abreviacions, és habitual recollir en un glossari les abreviacions utilitzades. A més, se sol recórrer també a l'ús de la tipografia (supressió del punt abreviatiu, cursives, majúscules, versaletes, negretes) per abreujar en un espai mínim.

— Per a un ús adequat de les abreviacions cal conèixer el tipus de persona a qui va adreçat el text. S'ha de diferenciar si es tracta d'una persona que pot compartir els coneixements del redactor o d'una persona de la qual es desconeixen les característiques i que, per tant, no se sap si és capaç de desxifrar les abreviacions; és a dir, s'ha de distingir els documents interns dels externs, els adreçats a especialistes dels adreçats al públic en general, etc.

— El grau de formalitat que exigeix un text indica la pertinència de l'ús d'abreviacions o de l'exclusió d'unes i la inclusió d'unes altres. En general, com més formal és un text menys abreviacions es fan servir. Cal tenir en compte, però, que en els textos tècnics i científics s'utilitzen abreviacions pròpies dels diferents llenguatges d'especialitat (matemàtiques, química, informàtica, biblioteconomia, etc.).

— Pel que fa als mots que es poden abreujar amb una abreviatura i amb una sigla o un símbol, sempre que sigui possible, és preferible utilitzar les sigles (per qüestions d'economia d'espai) o els símbols (a causa del seu ús internacional) abans que les abreviatures. Exemples:

pes net (és més recomanable PN que p. n.)
societat anònima (és més recomanable SA que s. a.)

— En un mateix text s'ha de mantenir un criteri de coherència. No s'han de barrejar tipus diferents d'abreviacions. Exemples:

abreviatures llatines i catalanes (vid. i veg.)
abreviatures i sigles o símbols d'un mateix mot (p. d. i PD)
diferents formes d'una mateixa abreviatura (v. i veg.)
diferents grafies per als ordinals (2n. i 3r)
diferents grafies per a una sigla (RENFE i Renfe)