Definició

Document per mitjà del qual la persona interessada inicia un procediment administratiu.

Criteris generals de redacció

La claredat, el rigor i la concisió són principis bàsics de la redacció administrativa. Aquests principis es concreten tant en l'estructuració lògica i en blocs homogenis com en la redacció acurada de la informació que s'hi expressa. La documentació administrativa parteix gairebé sempre d'estructures prefixades i deixa poc espai a la creativitat.

L'aspecte formal dels textos és fonamental per a la comunicació. La sol·licitud segueix una estructura força constant pel que fa als elements que la integren i a la seva disposició. D'acord amb l'article 49.1 de la Llei 26/2010, els diferents blocs de la informació bàsica d'aquest document són els següents:

• dades personals
• mitjà preferent de comunicació
• exposició de fets, raons i petició
• lloc i data
• signatura
• destinació

En la redacció cal mantenir un to formal i adequat a la situació comunicativa.

Pel que fa als tractaments, cal tenir en compte que no hi ha una única solució, si bé es recomana que s'utilitzi la primera persona del singular per a qui escriu (exposo, sol·licito), que respon a un estil més directe de la redacció administrativa i identifica clarament el redactor.

Pel que fa a la tercera persona del singular referida a qui redacta, cal valorar que marca una distància excessiva entre qui escriu i la destinació. Aquesta solució només és preferible si es tracta de presentar una versió única per a tot el domini lingüístic, ja que la primera persona presenta variacions dialectals (expòs, exposo, expose) i la tercera no (exposa, exposa, exposa). De totes maneres, en aquests casos és millor adoptar un model esquemàtic de sol·licitud, en què tant els fets com la sol·licitud són introduïts per títols seguits d'enumeracions (Exposició de fets: 1., 2., etc.; Sol·licitud:...).

No és necessari identificar amb cap tractament personal el receptor (Sol·licito: Que em sigui concedit.../ La concessió de...). Si se li vol donar un tractament, cal tenir en compte que el tractament habitual del receptor en la redacció administrativa catalana és el de vós (Sol·licito: Que em concediu...). Com podeu observar, després de Sol·licito: i també després d'Exposo:, cal introduir la frase o les frases amb la conjunció Que si porten un verb conjugat.

Tornant al tractament personal del receptor, atès que les sol·licituds s'han d'adreçar a l'organisme o a l'entitat competents, també és possible que el redactor, en lloc de referir-se a les persones que han de tramitar i resoldre la sol·licitud, s'adreci a la unitat administrativa en el cos de l'escrit. En aquest cas s'adopta la tercera persona del singular (Sol·licito: Que la Direcció General de Política Lingüística em concedeixi...).

Estructura i continguts

El contingut i les característiques de cada una de les parts de la sol·licitud són els següents:

1. Dades personals

En aquest apartat apareixen les dades següents de la persona interessada o de qui la representi (i l'acreditació de la representació): el nom i els cognoms, i el document nacional d'identitat. A més d'aquesta informació bàsica, aquest apartat recull les dades opcionals que es considerin pertinents: lloc i data de naixement, professió, telèfon, etc.

2. Mitjà preferent de comunicació

Determinació del mitjà preferent i de l'adreça, postal o electrònica, als efectes de les notificacions.

3. Exposició de fets i petició

En aquest punt s'exposen els motius i els fets que justifiquen la sol·licitud, per mitjà d'una redacció clara i senzilla: frases breus, independents, d'estructura homogènia, etc. Aquest apartat s'introdueix amb la forma Exposo: o el títol Exposició de fets:. Com a fórmula d'enllaç entre aquest punt i la sol·licitud pròpiament dita, podem utilitzar opcionalment una fórmula com ara Per això, [canvi de línia] Sol·licito:.

L'apartat Sol·licitud presenta la sol·licitud pròpiament dita, és el nucli del document. Com en l'apartat anterior, cal que la redacció sigui clara i senzilla. S'introdueix per mitjà de les formes Sol·licito: o Sol·licitud:.

4. Datació

La datació inclou l'expressió del lloc i la data, que pot anar abans o després de la signatura. En les sol·licituds redactades per particulars, la situació de la data la tria la persona que redacta. En els models de sol·licitud elaborats per un organisme o una entitat, cal seguir el criteri adoptat per l'organisme o l'entitat en concret.

5. Signatura

Signatura de la persona interessada o del representant o la representant d'aquesta, que ha d'ésser electrònica si el mitjà d'iniciació escollit és electrònic.

6. Destinació

Les sol·licituds s'adrecen a l'òrgan, centre o unitat administrativa competent en la matèria reglada que cal tramitar.

Disseny gràfic

Els diferents elements que configuren la imatge gràfica d'aquest document (usos de la negreta, cursiva, caixa alta o majúscules, marges, interlineats, etc.) presenten variacions. D'entrada, cal tenir en compte que sovint el redacta una persona particular i que, per tant, la tria d'aquests elements queda condicionada pels mitjans de què disposa. El que és bàsic, però, és presentar els diferents blocs d'informació separats i les fórmules Exposo i Sol·licito aïllades gràficament del nucli de l'exposició i del de la sol·licitud.
 

Exemple de sol·licitud o instància  

sol·licitud o instància?