Les formes protocol·làries de tractament no són necessàries en documents de tramitació reglada, documents informatius, convenis, etc., i només s'han d'utilitzar en casos excepcionals, no com a norma general.
A l'hora de fer servir un tractament protocol·lari, cal posar primer la fórmula de tractament, seguida del nom de la persona i, finalment, el càrrec. Per exemple:
Honorable Senyor F. Xavier Vila, conseller de Política Lingüística de la Generalitat de Catalunya
Excel·lentíssim Senyor Jaume Collboni, alcalde de l'Ajuntament de Barcelona
De vegades, a una persona que ocupa un càrrec determinat li correspon el tractament d'un càrrec que va exercir anteriorment.
En cas de dubte entre un tractament o un altre, el més prudent és utilitzar el tractament de senyor o senyora.