Definició

El certificat és un document expedit per un funcionari públic competent (secretaris, interventors, caps de secció, gerents) o per una persona autoritzada legalment (metges, empresaris) que dona fe d'un fet, del contingut d'un document o de les circumstàncies que consten en arxius, registres, llibres d'actes, etc.

Criteris generals de redacció

La claredat, el rigor i la concisió són principis bàsics de la redacció administrativa. Aquests principis es basen tant en la redacció acurada de la informació que s'hi expressa com en l'estructuració lògica i en blocs homogenis de la informació. La documentació administrativa parteix, gairebé sempre, d'estructures prefixades i deixa poc espai a la creativitat.

L'aspecte formal dels textos és fonamental per a la comunicació. El certificat, com molts altres documents, segueix una estructura força constant pel que fa als elements que l'integren i a la seva disposició.

Els diferents blocs d'informació del certificat són els següents:

• dades de qui signa el certificat
• certificació
• fórmula de certificació
• datació
• signatura

També hi ha altres informacions que segons el tipus de certificat s'hi poden fer constar, com és ara:

• dades del centre que lliura el certificat
• tipus de certificat de què es tracta, a tall de títol
• vistiplau d'un càrrec superior

Pel que fa als criteris de redacció, cal mantenir un to formal. Els tractaments que s'utilitzen en la redacció dels certificats són el de primera persona del singular per a l'emissor, tot i que també és possible fer servir la tercera persona del singular. Ara bé, és preferible fer servir la primera persona del singular ja que, seguint els usos internacionals, respon a un estil més directe de la redacció administrativa.

Pel que fa al receptor, en general es fan servir fórmules impersonals, com és ara: I perquè consti..., perquè la destinació final d'aquest document no acostuma a ser explícita i la persona que el sol·licita no n'és la destinatària última. També es pot fer servir (tot i que no és tan usual en aquest document) el tractament de vós, que només es manifesta en construccions com: I, perquè en prengueu coneixement, signo...

Estructura i continguts del certificat

El contingut i les característiques de cada una de les parts del certificat són els següents:

1. Dades de l'emissor

Encapçalen el certificat les dades de la persona que el lliura, que es limiten al nom, als cognoms i al càrrec que ocupa. Un cop expressats el nom i els cognoms, el càrrec (que va en aposició) pot aparèixer directament després de la coma, o bé precedit per locucions com és ara com a o en qualitat de:

Albert Martínez i Pla, cap de la Secció de...
Albert Martínez i Pla, com a cap de la Secció de...

2. Certificació

Aquesta part, que és el nucli del certificat, s'introdueix amb la forma Certifico, seguida de dos punts i aïllada de la resta del text. Aquesta forma se sol destacar o bé en majúscules o bé en negreta.

Després dels dos punts s'expressa la certificació precedida de la conjunció Que (amb majúscula inicial) si la frase presenta una forma verbal conjugada. Si hi ha més d'un fet o d'una circumstància, és convenient separar-los en punts independents.

3. Fórmula de certificació

Com s'ha dit anteriorment, la fórmula de certificació o fórmula final acostuma a ser impersonal. Es tracta d'una fórmula fixa, que a partir d'una estructura bàsica, pot presentar algunes variacions:

I, perquè així consti, signo aquest certificat.
I perquè consti signo aquest certificat.
I, perquè consti i a petició de..., signo aquest certificat.
I, perquè es pugui acreditar...
I, perquè consti així i a l'efecte de..., signo aquest certificat, amb el vistiplau de...

4. Datació

La datació apareix aïllada abans de la signatura com a mesura de protecció d'aquesta dada, ja que el certificat és un document que no es registra. La constatació en el registre de la tramesa d'un certificat es fa per mitjà de l'ofici que l'acompanya.

5. Signatura

Tenint en compte que el nom i el càrrec de qui signa apareixen en el primer bloc d'informació, només cal signar i prou. Pel que fa al vistiplau, si n'hi ha, cal expressar el càrrec després dels dos verbs coordinats (Vist i plau), signar i consignar-hi el nom i els cognoms, si el càrrec no apareix a la fórmula de certificació. Altrament, amb la rúbrica després de la fórmula Vist i plau és suficient.

Identificació de l'organisme

Pel que fa a la resta d'elements que configuren el disseny gràfic del certificat (amplada dels marges, situació del logotip, etc.), atès que no són exclusius del certificat i que afecten tota la documentació d'un organisme, cal seguir les normes o els programes de cada institució.