Fitxa 5896/5Darrera versió: 14.02.2020
Títol
Criteris de redacció de la citació
Resposta
Definició
La citació forma part del grup de documents que s'aplega sota el terme convocatòria.
Així, doncs, la citació és una convocatòria per mitjà de la qual es demana la presència d'algú en un lloc a fi de realitzar un tràmit administratiu.
La citació es pot fer per a un dia i una hora determinats, en aquest cas es tracta d'una citació a dia cert (castellà: citación a comparecencia); o bé es pot fer de manera que la persona citada disposi d'un termini per comparèixer o presentar-se davant de l'Administració. En aquest segon cas, es tracta d'una citació a termini (castellà: emplazamiento).
Criteris generals de redacció
La claredat, el rigor i la concisió són principis bàsics de la redacció administrativa. Aquests principis es basen tant en la redacció acurada de la informació que s'hi expressa com en l'estructuració lògica i en blocs homogenis de la informació. La documentació administrativa parteix, gairebé sempre, d'estructures prefixades i deixa poc espai a la creativitat.
L'aspecte formal dels textos és fonamental per a la comunicació. La citació, com la convocatòria de reunió i altres documents, segueix una estructura força constant pel que fa als elements que la integren.
Els diferents blocs d'informació de la citació són els següents:
També hi ha altres informacions que s'hi poden fer constar, com és ara:
Pel que fa als criteris de redacció, cal mantenir un to formal. Els tractaments que s'utilitzen en la redacció de les citacions són el de primera persona del singular per a l'emissor i el de vós per a la persona a qui s'adreça la citació.
Aquest apartat aplega la informació sobre quan cal comparèixer davant de l'organisme indicat (dia i hora o termini i horari), l'adreça i l'assumpte objecte de la citació.
La informació complementària figura, quan hi apareix, tot just després de la informació bàsica.
2. Salutació i comiat
La citació no ha de portar ni fórmula de salutació ni fórmula de comiat.
3. Signatura
L'estructura de la signatura d'aquest document és la següent:
La denominació del càrrec ha d'anar introduïda per l'article determinat corresponent, atès que figura en primer lloc i el nom va en aposició.
4. Datació
La citació és un document de datació doble pel que fa a l'emissió. A més de la data habitual, duu la del registre de sortida, que és la data que cal tenir en compte des d'un punt de vista de tramitació formal.
5. Destinació
Aquesta informació pot aparèixer al final o al començament del document. Si se situa al final del full, pot reduir-se a la indicació del nom i els cognoms de la persona destinatària. Si apareix al començament del document, pot ajustar-se a l'espai corresponent a la finestreta del sobre i sol incloure el nom i els cognoms i l'adreça de la persona destinatària.
6. Identificació de l'organisme
Pel que fa a la resta d'elements que configuren el disseny gràfic de la citació (amplada dels marges, situació del logotip, etc.), com que no són exclusius de la citació i afecten tota la documentació d'un organisme, cal seguir les normes o els programes de cada institució.
La citació forma part del grup de documents que s'aplega sota el terme convocatòria.
Així, doncs, la citació és una convocatòria per mitjà de la qual es demana la presència d'algú en un lloc a fi de realitzar un tràmit administratiu.
La citació es pot fer per a un dia i una hora determinats, en aquest cas es tracta d'una citació a dia cert (castellà: citación a comparecencia); o bé es pot fer de manera que la persona citada disposi d'un termini per comparèixer o presentar-se davant de l'Administració. En aquest segon cas, es tracta d'una citació a termini (castellà: emplazamiento).
Criteris generals de redacció
La claredat, el rigor i la concisió són principis bàsics de la redacció administrativa. Aquests principis es basen tant en la redacció acurada de la informació que s'hi expressa com en l'estructuració lògica i en blocs homogenis de la informació. La documentació administrativa parteix, gairebé sempre, d'estructures prefixades i deixa poc espai a la creativitat.
L'aspecte formal dels textos és fonamental per a la comunicació. La citació, com la convocatòria de reunió i altres documents, segueix una estructura força constant pel que fa als elements que la integren.
Els diferents blocs d'informació de la citació són els següents:
- nom de l'entitat que cita (sovint apareix a la capçalera)
- dia, hora i lloc / termini, horari i lloc
- objecte de la citació
- signatura de qui convoca
- destinatari o destinatària
També hi ha altres informacions que s'hi poden fer constar, com és ara:
- informació sobre les conseqüències de la incompareixença de la persona citada
- detall de la documentació que cal presentar (si la documentació és complexa, se li pot dedicar un apartat específic)
- nom de la disposició en virtut de la qual es fa la citació
Pel que fa als criteris de redacció, cal mantenir un to formal. Els tractaments que s'utilitzen en la redacció de les citacions són el de primera persona del singular per a l'emissor i el de vós per a la persona a qui s'adreça la citació.
Estructura i continguts de la citació
El contingut i les característiques de cada una de les parts de la citació són els següents:
1. Nucli de la citacióAquest apartat aplega la informació sobre quan cal comparèixer davant de l'organisme indicat (dia i hora o termini i horari), l'adreça i l'assumpte objecte de la citació.
La informació complementària figura, quan hi apareix, tot just després de la informació bàsica.
2. Salutació i comiat
La citació no ha de portar ni fórmula de salutació ni fórmula de comiat.
3. Signatura
L'estructura de la signatura d'aquest document és la següent:
- càrrec
- rúbrica
- nom i cognoms
La denominació del càrrec ha d'anar introduïda per l'article determinat corresponent, atès que figura en primer lloc i el nom va en aposició.
4. Datació
La citació és un document de datació doble pel que fa a l'emissió. A més de la data habitual, duu la del registre de sortida, que és la data que cal tenir en compte des d'un punt de vista de tramitació formal.
5. Destinació
Aquesta informació pot aparèixer al final o al començament del document. Si se situa al final del full, pot reduir-se a la indicació del nom i els cognoms de la persona destinatària. Si apareix al començament del document, pot ajustar-se a l'espai corresponent a la finestreta del sobre i sol incloure el nom i els cognoms i l'adreça de la persona destinatària.
6. Identificació de l'organisme
Pel que fa a la resta d'elements que configuren el disseny gràfic de la citació (amplada dels marges, situació del logotip, etc.), com que no són exclusius de la citació i afecten tota la documentació d'un organisme, cal seguir les normes o els programes de cada institució.
Classificació
Categoria
Convencions
.Disseny de documents
Fitxes relacionades
