Definició

Des d'un punt de vista terminològic, la forma convocatòria és un terme genèric que fa referència a més d'un document administratiu. De fet, una convocatòria, entesa com a document, és un escrit per mitjà del qual es demana a algú que es presenti en un lloc, en una data determinada. Així, podríem dir que tant la convocatòria de reunió com la citació, la invitació i les convocatòries públiques són convocatòries, tot i que són documents ben diferents.

Una convocatòria de reunió és un document per mitjà del qual es demana la presència d'algú en algun lloc, en una data i a una hora determinats, perquè participi en una reunió.


Criteris generals de redacció

La claredat, el rigor i la concisió són principis bàsics de la redacció administrativa.

Aquests principis es basen tant en la redacció acurada de la informació que s'hi expressa com en l'estructuració lògica i en blocs homogenis de la informació. La documentació administrativa parteix, gairebé sempre, d'estructures prefixades i deixa poc espai a la creativitat.

L'aspecte formal dels textos és fonamental per a la comunicació. Així, doncs, la convocatòria de reunió, com els altres documents administratius, segueix una estructura força constant pel que fa als elements que la integren. En aquesta breu descripció ens centrarem bàsicament en la convocatòria dels òrgans col·legiats constituïts formalment. Els diferents blocs d'informació de la convocatòria de reunió són els següents:

• nom de l'entitat o organisme que convoca (sovint apareix a la capçalera)
• identificació de l'òrgan col·legiat i, si escau, del caràcter de la sessió (ordinari, extraordinari)
• dia, hora i lloc de la reunió
• ordre del dia
• signatura de qui convoca
• datació del document
• destinatari o destinatària

Hi ha altres informacions que també s'hi poden fer constar, com és ara:

• autoritat, disposició o acord que fixa la convocatòria
• fórmula de salutació
• fórmula de comiat
• nota
• informació suplementària sobre les normes de procediment aplicables

Pel que fa als criteris de redacció, recordem que en la convocatòria de reunió cal mantenir un to formal. Els tractaments que s'hi han d'utilitzar són el de primera persona del singular, preferentment, o bé el de primera persona del plural per a l'emissor, i el de vós per a la persona a qui s'adreça la convocatòria.

Estructura i continguts

Les característiques i el contingut de cadascuna de les parts de la convocatòria de reunió són els següents:

1. Identificació de la reunió

Les dades que apareixen en aquest apartat són el nom de l'òrgan col·legiat que es reuneix; la indicació, si escau d'acord amb la normativa, del caràcter ordinari o extraordinari de la reunió, i la data, l'hora i el lloc de la reunió.

Si com hem dit abans, s'hi vol fer constar l'autoritat de qui fixa la reunió, aquest paràgraf pot començar amb una frase com: Per encàrrec (o indicació) del president (o la presidenta), us convoco... si és el secretari o la secretària qui fa la convocatòria.


2. Ordre del dia

Aquest apartat, llevat de les sessions constitutives, s'inicia amb el punt Lectura i aprovació de l'acta de la reunió anterior. El darrer punt de l'ordre del dia és el Torn obert de paraules, que és el període obert d'intervencions a la fi d'una sessió d'un òrgan col·legiat.

Pel que fa a les corporacions locals, tenint en compte el que disposa el Reglament d'organització, funcionament i règim jurídic de les corporacions locals sobre els diferents tipus d'intervencions, cal fer servir la forma Precs i preguntes. Un prec, d'acord amb la legislació citada, és la formulació d'una proposta d'actuació adreçada oralment o per escrit a algun dels òrgans de govern municipal. Els precs formulats en un ple poden ser objecte de debat, però no poden ser sotmesos a votació. Una pregunta és qualsevol intervenció plantejada als òrgans de govern en un ple, per escrit o oralment.


3. Salutació i comiat

Els apartats dedicats a la salutació i al comiat són optatius. Les fórmules que s'utilitzen habitualment en aquest document són senyor o senyora per a la salutació i ben atentament o atentament per al comiat.


4. Signatura

L'estructura de la signatura d'aquest document és la següent:

• càrrec
• rúbrica
• nom i cognoms

La persona que convoca ha d'indicar el càrrec que exerceix com a convocant (president/a o secretari/ària), prescindint del càrrec que tingui en altres circumstàncies.

La denominació del càrrec ha d'anar introduïda per l'article determinat corresponent, atès que figura en primer lloc i el nom va en aposició.


5. Datació

La convocatòria de reunió també és un document de datació doble pel que fa a l'emissió. A més de la data habitual, duu la del registre de sortida, que és la data que cal tenir en compte des d'un punt de vista de tramitació formal.


6. Informació ocasional

En aquest espai podem trobar a tall de nota la indicació d'una segona convocatòria, d'acord amb les previsions de la normativa vigent que correspongui a l'òrgan, o la referència de documents annexos.


7. Destinació

Si la persona convocada assisteix a la reunió pel càrrec que té, cal fer-hi constar el càrrec. Altrament, cal posar-hi el nom i els cognoms amb el tractament de senyor o senyora.


Identificació de l'organisme

Pel que fa a la resta d'elements que configuren el disseny gràfic de la convocatòria (amplada dels marges, situació del logotip, etc.), atès que no són exclusius de la convocatòria i que afecten tota la documentació d'un organisme, cal seguir les normes o els programes de cada institució.

 

Exemples de convocatòria de reunió  

data (en un document)