Definició

La invitació pertany, juntament amb la convocatòria de reunió i la citació, al grup de documents que s'apleguen sota el terme convocatòria. Així, doncs, la invitació és una convocatòria per mitjà de la qual es convida algú a un acte públic.


Criteris generals de redacció

La claredat, el rigor i la concisió són principis bàsics de la redacció administrativa. Aquests principis es basen tant en la redacció acurada de la informació que s'hi expressa com en l'estructuració lògica i en blocs homogenis de la informació. La documentació administrativa parteix, gairebé sempre, d'estructures prefixades i deixa poc espai a la creativitat.

L'aspecte formal dels textos és fonamental per a la comunicació. La invitació, com molts altres documents, segueix una estructura força constant pel que fa als elements que la integren.

Els diferents blocs d'informació de la invitació són els següents:

• identificació de qui invita o convida
• nucli, que inclou les dades de l'acte públic (nom, dia, hora i lloc)
• datació

També s'hi poden fer constar altres informacions, com és ara:

• persona destinatària
• petició de confirmació d'assistència
• personalitats que presidiran l'acte o hi assistiran
• necessitat de presentar la invitació

Pel que fa als criteris generals de redacció, cal tenir en compte que els tractaments que s'utilitzen en la redacció d'invitacions són la tercera persona del singular per a qui convida i per a la persona destinatària. Ara bé, si no s'esmenta el destinatari o la destinatària, s'utilitza el tractament de vós en aquest segon cas.


Identificació de qui convida

La identificació de qui convida, a part de la capçalera, pot tenir una de les estructures següents:

• càrrec (l'entitat ja surt a la capçalera)
• entitat
• càrrec i entitat que invita
• tractament protocol·lari, nom i cognoms i càrrec

Pel que fa a l'ús o no dels tractaments protocol·laris, en general és aconsellable de prescindir-ne, tot i que en un document protocol·lari com és ara la invitació també es considera adequat que hi aparegui el tractament.


Estructura i continguts

El contingut i les característiques de cada una de les parts de la invitació són els següents:


1. Nucli de la invitació

Aquest apartat, després del verb principal (invita o convida), aplega la informació sobre la persona destinatària, l'acte de què es tracta i el dia, l'hora i el lloc en què es durà a terme. També és l'espai adequat per indicar, si cal, qui ha de presidir l'acte o quines personalitats hi assistiran.


2. Salutació, comiat i signatura

La invitació no ha de portar ni fórmula de salutació ni fórmula de comiat. Tampoc no ha de portar signatura.


3. Datació

La invitació és un document que no s'ha de registrar. Per tant, només duu una única data, que s'estructura com segueix: població, nom del mes escrit en lletres i any escrit en xifres.


4. Informació complementària

Segons en quins actes cal confirmar l'assistència. El lloc adequat per indicar-ho és després de la data del document.

En general tothom qui és convidat acostuma a dur la invitació a l'acte. Hi ha ocasions en què el control de l'entrada és més rigorós i convé recordar que és imprescindible presentar la targeta. Sovint aquest control va lligat al fet que les invitacions estiguin personalitzades. Aquesta indicació, com l'anterior, figura després de la datació.


Identificació de l'organisme

Pel que fa a la resta d'elements que configuren el disseny gràfic de la invitació (marges, situació del logotip, tipus de paper o cartolina, etc.), atès que no són exclusius d'aquest document i que afecten tota la documentació d'un organisme, cal seguir les normes o els programes de cada institució.
 

Pronoms de cortesia: el tractament de vós  

Exemples d'invitació